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Ein spontanes Kaffeepläuschchen mit den neuen Kollegen, eine gemeinsame Mittagspause zum Kennenlernen oder ein persönlicher und herzlicher Empfang des gesamten Teams – der erste Tag im neuen Job hat sich unter Corona-Bedingungen grundlegend verändert. Virtuelle Kennenlernen und eine digitale Einarbeitung bestimmen seit Beginn der Pandemie den Job-Start vieler Jobwechsler und Berufseinsteiger. Was zunächst unpersönlich und distanziert erscheint, birgt viele zukunftsfähige Chancen in der Unternehmenswelt.

Der erste Eindruck zählt – doch wie soll man sich ein Bild vom neuen Unternehmen machen, wenn Corona einen herzlichen Empfang durch das gesamte Team am ersten Tag verhindert? Durch mobiles Arbeiten sind Büros verwaist, Meetingräume menschenleer und auf Fluren herrscht Funkstille. Doch: Durch Video-Konferenzen und eine individuelle, intensive Einarbeitung wird der Onboarding-Prozess selbst in herausfordernden Zeiten zum Garanten für eine erfolgreiche Integration neuer Kolleginnen und Kollegen.

Folgende Aspekte erleichtern den Berufseinstieg und die Orientierung:

Die Entwicklung der letzten Monate zeigt, dass digitale Veränderungen in Unternehmen nicht immer mit monate- oder jahrelangen Change-Prozessen einhergehen müssen. Eine grundlegende Flexibilität sowie die Fähigkeit, reaktionsschnell auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren, sind Grundsteine, die einen erfolgreichen Shift in das mobile Arbeiten ermöglichen.

Das wirkt sich nicht nur auf eine mögliche neue Unternehmenskultur aus, sondern bringt auch unternehmerische Vorteile mit sich. Beispielsweise werden zeitliche Ressourcen eingespart, wenn auf stundenlange Präsenz-Meetings oder aufwändige Dienstreisen verzichtet wird. Das steigert zusätzlich noch effizientes Arbeiten, wenn lange An- und Abreisen entfallen.

Bei privaten Herausforderungen in Pandemiezeiten, wie etwa der Betreuung von Kindergarten- oder Schulkindern zu Hause, sind einfache, mobile Arbeitsmethoden und flexible Arbeitszeitmodelle unabdingbar. Hier können Unternehmen (auch über Corona hinaus) beweisen, ein moderner und verständnisvoller Arbeitgeber zu sein.

Dass Covid-19 Berufe und Tätigkeiten sowie die Einarbeitung sogar positiv beeinflusst hat, erzählen drei persona service-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Sie berichten, wie wichtig Teamzusammenhalt beim Onboarding ist, wie über Nacht neue, digitale Prozesse erschaffen wurden und worauf sie bei der eigenen Einarbeitung setzen.

Dorota Chwaszczewska ist neu im Unternehmen – mit Sitz in Hannover ist die gebürtige Polin Teil des EU-Recruiting-Teams, das für die Rekrutierung von geeignetem Fachpersonal in der jeweiligen Landessprache verantwortlich ist. Trotz der Tatsache, dass viele ihrer Kollegen nicht im Büro sitzen, sieht sie in der Einarbeitung unter Coronabedingungen viele Vorteile und Chancen:

"persona service hat mir auch schon während der Bewerbungsgespräche sehr viel Wertschätzung und Vertrauen entgegengebracht. Das hat sich während der ersten Tage hier auch bestätigt – trotz fehlenden, persönlichen Kontakts herrscht durch die flachen Hierarchien wenig Druck. Dadurch ist meine Selbstmotivation sehr hoch. Es kommt vor allem darauf an, sich selbst bestmöglich zu organisieren. Dann fällt die Einarbeitung auch während der Pandemie viel leichter.

Ich konnte trotz Corona in meiner ersten Woche bereits zwei Mitarbeiter gewinnen – das zeigt, dass es für alles Lösungswege gibt."

Jedenfalls nicht für Joachim Knorr, langjähriger Trainer und Mitarbeiter in der persona service-Akademie. Dort werden neue Mitarbeiter auf ihre zukünftige Arbeit durch E-Learnings, Seminare, Workshops und interaktive Praxisübungen vorbereitet. Er hat – bedingt durch die Corona-Pandemie – gemeinsam mit seinem Team „quasi über Nacht“ virtuelle Alternativen zu den sonstigen Präsenz-Veranstaltungen entwickelt – mit Erfolg.

"Wir sind als Akademie sehr stolz darauf, dass es uns gelungen ist, das Ausbildungsniveau im Vergleich zu den Präsenz-Trainings zu halten. Das spiegelt sich auch in den positiven Feedbacks der Teilnehmer wider. Für die Zukunft planen wir, sobald möglich, ein hybrides Schulungs-Konzept umzusetzen – bestehend aus Online-Veranstaltungen sowie Präsenzveranstaltungen in kleinen Gruppen.

Wissen kann sehr gut in Online-Veranstaltungen transportiert werden, dafür braucht es keine lange und beschwerliche Anreise nach Lüdenscheid. Andersherum können Verhaltenstrainings, also der direkte Umgang mit Kunden sowie das Führen von Bewerbungs- und Mitarbeitergesprächen, in Trainings vor Ort besser umgesetzt werden."

Michael Jakobs, seit Mai als Abteilungsleiter in der Niederlassung Bad Hersfeld im Einsatz, erlebt seinen Einstieg bei persona service vor allem durch die familiäre Atmosphäre und das Patenprogramm als Erfolg. Er sucht vor allem nach Lösungen, um seine Ziele zu erfüllen, anstatt sich an durch Covid-19 bedingten Hürden aufzuhalten.

„Trotz Pandemie haben wir die gleichen Ziele wie vorher, wir müssen für die Erreichung nur anders agieren. An der Stelle erfinden wir aber das Rad nicht neu. Der Einsatz digitaler Medien oder auch das klassische Telefon bieten vielfältige Möglichkeiten. Zum Beispiel setzen wir im Bewerbungsverfahren und auch für Kundentermine auf virtuelle Meetings.

Ich kann jedem empfehlen, einen intensiven und regelmäßigen Austausch mit dem Paten, aber auch mit dem Team, aufrechtzuhalten, um so Wissen und Verständnis für Prozesse und Abläufe im Unternehmen aufzubauen.“

Wie der digitale Eintritt in eine neue Firma läuft, hängt von beiden Seiten ab – Unternehmen und Mitarbeitende. Mit den folgenden Tipps ist der Grundstein gelegt.

• Kommunizieren Sie offen und direkt. Wer Fragen stellt und Probleme nicht mit sich selbst ausmacht, kommt schneller in Arbeitsabläufe und das Unternehmen rein. Das stärkt zudem den persönlichen Austausch mit dem Team.
• Seien Sie proaktiv und eigenständig. Eigeninitiative zeigt nicht nur Ihren Ehrgeiz und die Begeisterung für den neuen Job, sondern zeigt den neuen Kollegen, dass Sie Teil des Teams werden wollen.
• Machen Sie virtuelle Kaffeepausen. Jedenfalls im übertragenen Sinn. Kurz im Büro des neuen Kollegen vorbeischauen funktioniert im mobilen Arbeiten nicht – nehmen Sie sich also Zeit, sie trotzdem kennenzulernen.

Auch wenn nach wie vor Abstand statt Einstand die Regel ist, zeigen integrative und zukunftsfähige Alternativen, dass neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Einstieg ins Unternehmen ebenso ermöglicht werden kann wie unter „normalen“ Bedingungen. Wie bei fast allem im Leben ist auch beim digitalen Onboarding-Prozess eins wichtig: Menschlichkeit und Zusammenhalt.