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Die digitale Welt ist im Arbeitsleben ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite bringt sie eine unfassbare Arbeitserleichterung mit sich: digitale Meetings via Skype, vielfältige Erreichbarkeit der Geschäftspartner über verschiedene Kommunikationskanäle, die wichtigsten Nachrichten in Echtzeit. Auf der anderen Seite war das Ablenkungspotential nie zuvor so hoch. Digitale Vernetzung heißt Input rund um die Uhr, 24/7 – und das bedeutet puren Stress. Es fällt schwer, die wirklich wichtigen Informationen von Zeitfressern zu unterscheiden und Aufgaben zu priorisieren. Multitasking wird zum Standard, konzentriertes Arbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg an genau einer Sache kommt häufig viel zu kurz. Wir brauchen also Lösungen, um die Vorteile der Digitalisierung effektiv zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Ein erster Schritt, um Aufmerksamkeitskillern zu begegnen, sollte die gründliche Planung Ihres Tages sein. Überlegen Sie sich genau, welche Arbeiten heute erledigt werden müssen und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Wenn Sie für einen Arbeitsschritt besonders viel Ruhe brauchen, erledigen Sie dringende Anrufe vorher. Wenn Sie wissen, dass Sie alle wichtigen E-Mails bereits erledigt haben, können Sie ohne schlechtes Gewissen und ständiges Aktualisieren des Postfachs in ein Telefonmeeting starten. Das reduziert digitalen Stress enorm. Sprechen Sie Ihren Tagesablauf mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ab, damit diese wissen, zu welchem Zeitpunkt Sie sich mit Ihnen besprechen können und wann Sie ungestört sein wollen. Vergeben Sie nach Möglichkeit feste Termine, um spontane Anrufe, Meetings oder unvorhergesehene Deadlines zu minimieren. Nehmen Sie sich zwischendurch außerdem Zeit für eine kleine Achtsamkeitsübung.

Multitasking wird oft gelobt und ist sicher eine Fähigkeit, die immer wichtiger wird. Die Wahrheit ist jedoch: Niemand kann dauerhaft im Multitasking-Modus arbeiten. Studien zeigen ohne Wenn und Aber, dass Multitasking die Fehlerquote deutlich erhöht. Wenn Sie zum Beispiel ein wichtiges Meeting vorbereiten müssen, kann Ablenkung bei der Vorbereitung fatal sein. Aufgaben, die Sie noch nebenher erledigen müssen, kommen ohnehin von ganz alleine. Deshalb ist es wichtig, Ihre festen Aufgaben so zu strukturieren, dass Sie jeder einzelnen Ihre volle Aufmerksamkeit ohne Ablenkung schenken können. E-Mails werden beispielsweise oft den ganzen Tag über und neben anderen Aufgaben erledigt. Checken Sie daher Ihre Mails zu festen Zeiten: zum Beispiel direkt nach dem Eintreffen im Büro, eine halbe Stunde nach der Mittagspause und zuletzt eine Stunde vor Feierabend. So arbeiten Sie mit voller Aufmerksamkeit und trotzdem bleibt keine E-Mail lange unbeantwortet. Wer stündlich seine E-Mails abruft, neigt dazu, diese zu beantworten, neue Aufgaben anzufangen und verliert so wertvolle Zeit für die eigentlichen Tagesaufgaben.

Sie springen dauernd zwischen der geöffneten Tabelle, dem Handydisplay und einem Gespräch mit dem Kollegen hin und her? (Die lieben Kolleginnen und Kollegen sind übrigens die größten analogen Zeitfresser – aber auch die, die uns am liebsten sind ;-) Lesen Sie dazu mehr im nächsten Absatz.) Ihnen fallen dauernd neue Dinge ein, die noch erledigt werden können, und brechen dafür aktuelle Aufgaben ab? Diese Angewohnheiten sitzen tief, lassen sich aber abtrainieren. Alles, was Sie brauchen, ist eine Stoppuhr.

1. Stellen Sie die Stoppuhr auf eine beliebige Zeit ein (z. B. 20 Minuten).
2. Interaktionen, die nicht mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben, sind verboten.
3. Kein Kaffee, kein Gang zur Toilette, kein Blick auf WhatsApp, keine E-Mails, kein Wechsel des Radiosenders.
4. Nach Ablauf der Zeit dürfen Sie sich für fünf Minuten eine Abwechslung in Form von Obst, Dehnübungen oder einem Kaffee gönnen. Mit dieser Methode lernen Sie nach und nach, sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen auszublenden.

Kollegen und Kolleginnen sind ein wichtiger Teil des Jobs, können aber – obwohl nicht digital – auch zu Zeitdieben werden. Bitte nicht falsch verstehen: Kurze Unterhaltungen und gegenseitiger Austausch über (private) Themen fördern das gegenseitige Vertrauen und den Wohlfühlfaktor. Dennoch: Oftmals artet ein kleiner Plausch aus, aus zwei bis drei Minuten werden zehn Minuten. Gerade an Tagen, an denen Sie besonders viele Deadlines haben, sollten Sie auf ausgedehnte Gespräche, die nichts mit Ihrer aktuellen Aufgabe gemein haben, verzichten. Dennoch ist Networking ein extrem wichtiger Faktor. Verabreden Sie sich deshalb gezielt zu „Mittagspausendates“, zu gemeinsamen Spaziergängen oder einem Sportprogramm am Abend!

Zum Abschluss haben wir alle Tipps gegen Zeitfresser noch einmal für Sie zusammengefasst:

• Planen Sie am Morgen als erstes den Tag so gut es geht durch.
• Etablieren Sie feste Routinen und halten Sie diese ein.
• Vereinbaren Sie feste Termine statt vager Absprachen.
• Mut zur Priorisierung: In der Regel geht die Welt nicht unter, wenn Sie sich später zurückmelden!
• Nutzen Sie Fokus-Schreibprogramme.
• Sperren Sie Webseiten, die Sie ablenken, aber keinen Nutzen bringen.
• Probieren Sie Übungen aus, die Ihre Konzentrationsfähigkeit wieder steigern.