Berufslexikon
Wie wird man Empfangskraft? Eine klassische Ausbildung zur Empfangskraft gibt es nicht. Allerdings führen viele Wege nach Rom: Arbeitskräfte mit kaufmännischer oder gastronomischer Ausbildung werden gern als Empfangskraft eingesetzt. Du zeichnest Dich außerdem durch Deinen freundlichen Charakter aus und verlierst auch bei hoher Belastung nie Dein Lächeln? Dann ist dieser Job eine gute Wahl!
Welche Aufgaben haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Empfangskraft?
- Gäste, Kunden und Geschäftspartner begrüßen und empfangen
- das Unternehmen repräsentieren
- erste Anlaufstelle und Ansprechpartner sein
- interne und externe Kommunikation: auf Papier, digital und per Telefon
- weitere Aufgaben im kaufmännischen und verwaltungstechnischen Bereich
Die Aufgaben von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die als Empfangskraft tätig sind, sind vielfältig. Eine Empfangskraft, die beispielsweise in einem Hotel tätig ist, kümmert sich unter anderem um das Ein- und Auschecken der Gäste. Darüber hinaus steht sie den Gästen bei Fragen und Problemen zur Verfügung – und das in Person, telefonisch und per Mail. Auch die interne Kommunikation fällt in den Aufgabenbereich einer Empfangskraft, da sie über alle Aktivitäten im Betrieb informiert sein muss. Dabei ist eine der wichtigsten Aufgaben von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die als Empfangskraft tätig sind, ihren Arbeitgeber gut zu repräsentieren.
Eine direkte Ausbildung zur Empfangskraft gibt es nicht, allerdings gibt es zahlreiche Vorbildungen, die den Einstieg in diesen Beruf ermöglichen. Ausbildungen in kaufmännischen Berufen oder Berufe aus dem Gastronomie- und Hotelgewerbe sind gern gesehen.
Die Ausbildung: kaufmännischer und gastronomischer Bereich
- schnelle Auffassungsgabe – Empfangskräfte brauchen eine schnelle und gute Auffassungsgabe
- Multitasking – Aufgaben können ohne Probleme unterbrochen und wieder aufgenommen werden
- Kommunikationsstärke – auch unter großem Stress freundlich und zuvorkommend bleiben
- Planungskompetenz– selbstständige Planung von großen und kleinen Aufgaben
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft eingestellt sind, repräsentieren das Unternehmen, für das sie tätig sind. Somit sind sie die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Geschäftspartner. Ein gepflegtes, freundliches Auftreten und Multitasking sind daher essenziell für diesen Beruf. Ebenso wird öfter, je nach Betrieb, das Beherrschen mindestens einer, besser aber von zwei Fremdsprachen vorausgesetzt. Zusätzlich sollte der Umgang mit Microsoft Office routiniert sein.
Besonders wichtig für eine gute Empfangskraft ist die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können und sich durch Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Als Empfangskraft in einem Hotel bewahren sie einen kühlen Kopf und Freundlichkeit, selbst bei hoher Stressbelastung.
Quereinstieg als Empfangskraft
Der Quereinstieg als Empfangskraft steht für viele Berufe offen, da es keine spezielle Umschulung gibt. Besonders, wenn Du Kenntnisse im kaufmännischen oder serviceorientierten Bereich hast, kann der Quereinstieg gut gelingen. Achte beim Vorstellungsgespräch auf ein gepflegtes Äußeres und einwandfreie Manieren. Betone anschließend noch Deine gute Auffassungsgabe und Fremdsprachenkenntnisse, und einem Wechsel steht nichts mehr im Wege.
Weiterbildung
Empfangskräfte haben innerhalb ihres Betriebs meist gute Aufstiegsmöglichkeiten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft tätig sind, sich im Alltag beweisen, werden Nachfragen nach höherer Verantwortung oftmals gern gesehen. Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung sind zahlreich.
Empfangskräfte haben innerhalb ihres Betriebs meist gute Aufstiegsmöglichkeiten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft tätig sind, sich im Alltag beweisen, werden Nachfragen nach höherer Verantwortung oftmals gern gesehen. Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung sind zahlreich.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Empfangskraft arbeiten in folgenden Branchen:
- Hotel- und Tourismusbranche
- Handel
- Industrie
- Medienbranche
- viele weitere Branchen
Der Arbeitsalltag der Empfangskraft
07.00 Uhr Arbeitsbeginn
- Beantworten von E-Mails und Anrufen
- Planung für den Tag erstellen
- aktuelle Informationen zum Betrieb finden und einprägen
10.00 Uhr Anfragen
- Fragen von Gästen und Kunden beantworten
- neue Reservierungen entgegennehmen
12.00 Uhr Check-In
- ankommende Gäste begrüßen
- Gäste einchecken
- Informationen zu Hotel und Ort geben
14.00 Uhr
- Reservierungssystem pflegen
- Fragen von Gästen beantworten
- bei aufkommenden Problemen vermittelnd und lösungsorientiert agieren
16.00 Uhr
- Check-Out einiger Gäste
- Gepäckraum zeigen
- Taxen für Gäste rufen
- helfen, ein Firmenevent zu organisieren
17.00 Uhr
- Feierabend
Ein typischer Tag als Empfangskraft beginnt schon beim Zurechtmachen daheim. Wenn eine Uniform getragen wird, muss diese sauber und knitterfrei sein. Ein gepflegtes Äußeres gehört zum Beruf der Empfangskraft dazu. Da die Arbeit auch im Schichtbetrieb laufen kann, variieren die Arbeitszeiten stark. So kann die Frühschicht teilweise auch schon um fünf Uhr mit der Arbeit beginnen, wohingegen die Spätschicht um 18 Uhr ihren Dienst antritt.
Sobald die Empfangskraft an ihrem Arbeitsplatz ist, gilt es, stets Freundlichkeit und Ruhe auszustrahlen. Während Gäste an die Rezeption kommen, um ein paar Fragen zu stellen, klingelt das Telefon und gleichzeitig häufen sich im Posteingang neue E-Mails bezüglich des heutigen Firmenevents. Als routinierte Empfangskraft bittest Du die vor Dir stehenden Gäste freundlich um einen Moment Geduld, während Du den Anruf entgegennimmst und dem Anrufer höflich, aber möglichst knapp Antworten lieferst. Anschließend kümmerst Du Dich mit Deinee ganzen Aufmerksamkeit um die Fragen der Gäste, um anschließend die neu eingetroffenen E-Mails zu sichten, weiterzuleiten und zu beantworten.
Gegen Mittag begrüßt Du neu angereiste Gäste und stellen ihnen alle Informationen, die sie über ihren Aufenthalt wissen müssen, zur Verfügung. Als Repräsentantin oder Repräsentant Deines Hotels weißt Du, dass Du einen großen Beitrag leistest, damit sich die Gäste wohlfühlen.
Abreisenden Gästen hilfst Du als Empfangskraft beim Auschecken und bei der Heimreise. Gerne bestellst Du ein Taxi auf Wunsch der Gäste und verabschiedest Dich herzlich.
Da auch Firmenevents und Meetings in Deinem Hotel stattfinden, kümmerst Du Dich zusätzlich um einen reibungslosen Ablauf und vermittelst zwischen den Organisatoren des Events und Deinen Kolleginnen und Kollegen im Hotel.
Während einer ruhigen Stunde nutzt Du die Zeit, um das Reservierungssystem zu pflegen und weitere Dokumentationen abzuschließen.
Nach acht Stunden gehst Du verdient in den Feierabend.
