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„Ich dachte, das lag bei Dir!“ Und damit fallen die Dominosteine – verpasste Deadlines, angespannte Kollegen, unzufriedene Vorgesetzte. Eine klare Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten und Timings setzen in der Regel den Rahmen für ein erfolgreiches Arbeiten. Je komplexer jedoch der Auftrag und je größer das Team, desto herausfordernder wird die Umsetzung. Oftmals sind es aber schon kleine Instrumente und Denkanstöße, die die Barrieren der Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen aufbrechen und für mehr Klarheit sorgen.

„Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten“: Diese vermeintliche Floskel haben schon viele gehört. Wer aber fragt, der zeigt Interesse, kann Unklarheiten ausräumen und gestärkt in die bevorstehende Aufgabe gehen. Um Mitarbeitern den nötigen Freiraum für Fragestellungen zu geben, können Vorgesetzte, Projekt- oder Teamleads auf bewährte Hilfsmittel zurückgreifen:

Aufschreiben und für alle sichtbar machen – das sind die Vorteile eines Whiteboards. Für die teaminterne Kommunikation werden so To-dos, Zuständigkeiten und Deadlines sichtbar, die nach Projektabschluss einfach wieder entfernt werden können. Digitale und flexiblere Alternativen, wie zum Beispiel das kostenlose Tool Trello, unterstützen das kreative Projektmanagement webbasiert, sodass es für alle jederzeit zugänglich ist.

Ein Word- oder Excel-Dokument schafft Transparenz und kann auch über das eigene Team hinaus via Mail oder Chat-Tool geteilt, ergänzt und stetig aktualisiert werden. Hier kann eine Aufteilung beispielhaft wie folgt aussehen: Priorisierung, Projektname, Projektbeschreibung, Status quo, aktuelle Zuständigkeit und Timings. Ergänzt werden kann es um Details zum Team wie Name, Position oder auch Urlaubstage.

„Einfach mal zum Hörer greifen!“ Insbesondere in Zeiten der COVID-Pandemie ist das Arbeiten im Home-Office zur Regel geworden. Stetiger Austausch mit Kolleginnen und Kollegen ist damit wichtiger denn je, um die Transparenz im Team aufrecht zu erhalten. In verbindlichen und wiederkehrenden Terminen für die Kommunikation, zu denen beispielsweise halbstündliche bis stündliche Status Calls und Jour-Fixes gehören können, haben alle Beteiligten die Chance, Fragen vorab zu sammeln und ihren Status quo mit der Gruppe zu teilen. Führungskräfte aus dem Projektmanagement oder Teamleitungen bereiten diese vor und geben eine Agenda vor. Spontane Meetings und Telefonate zwischendurch intensivieren nicht nur das Teamgefüge, sondern beantworten meist schnell zu klärende Fragen.

Ist ein unternehmensinternes digitales Chat-Tool wie zum Beispiel Slack, jitsi oder Microsoft Teams vorhanden, können Arbeitsgruppen erstellt werden – auch über Abteilungen, Standorte und Länder hinaus. So kann Transparenz auch in Teams hergestellt werden, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten sitzen. Dazu wird das gesamte Team eingeladen. Eine kleine Chat-Beschreibung umfasst das anstehende Projekt. So kann der tägliche Austausch garantiert und keine Frage offengelassen werden. Das Tool bietet zudem die Möglichkeit Dokumente wie Fotos oder Videos, die für alle wichtig sind, auf schnellem Dienstweg zu teilen und zu bündeln.

Ob in großen Konzernen, mittelständischen Unternehmen oder bei jungen Startups: Flache Hierarchien haben sich für gute Teamarbeit bewährt. Und doch braucht es auch bei sehr kollegialen Beziehungen auf Augenhöhe eine Person, die die Marschrichtung vorgibt und die Kommunikationskanäle clever wählt. Um die Komplexität bei Projekten und Teamaufstellungen zu reduzieren, gilt es, die perfekte Austauschplattform zu finden. Nur so können die hohe Nachrichtendichte und vor allem die Geschwindigkeit eingegrenzt werden. Das schafft Transparenz und hilft, im Arbeitsalltag fokussiert zu bleiben.

Prozesse, Leitfäden, Handbücher, News der Geschäftsführung, aus der Buchhaltung, HR oder IT, Mitarbeitervorstellungen, Neukunden und vieles mehr – neben klassischer Teamarbeit bei zum Beispiel einzelnen Projekten oder Konzeptionierungen darf das weiterführende Wissen rund um den Arbeitgeber nicht fehlen. Transparenz ist für ein Team nicht ohne klare Richtlinien möglich. Ob Geschäftsleitung, Fachabteilungen, Mitarbeiter oder Freiberufler, auch für die interne Kommunikation sollten Rollen und Kommunikationswege klar definiert sein. Wer informiert? Über welche Kanäle? Mit welchen Schlüsselbotschaften? ? Damit Mitarbeitende stets „am Ball bleiben“ bieten sich weitere Kanäle an, die ausschließlich für autorisierte Personen zugänglich sind:

• Intranet
• Newsletter bzw. Rundschreiben
• E-Mailings
• Unternehmensmagazin bzw. Zeitschrift
• Betriebsversammlungen
• Workshops
• Teambuilding-Maßnahmen

Auch wenn viele Informationen „von oben“ auf einen einprasseln, geht die Kraft für gute Zusammenarbeit am Arbeitsplatz von den einzelnen Mitarbeitern aus. Ein „Hallo, wie geht’s Dir heute?“ oder „Lust auf einen Kaffee?“ sind Türöffner für mehr Zufriedenheit. Ein Plausch im Büro, ein kurzer Snack in der Küche oder einfach mal etwas frische Luft schnappen – diese Zeit muss sein. Arbeitgeber fördern den Zusammenhalt, indem sie diese kleinen Auszeiten begrüßen oder auch bei der Bürogestaltung eine Beweglichkeit anbieten. Vom Großraumbüro über kleine Rückzugsorte – je flexibler die Arbeitsplatzgestaltung durchdacht ist, desto mehr Raum wird für den Zusammenhalt und die Produktivität geschaffen.

Informieren, binden, weiterbilden und fördern, das sind die Ziele, die Arbeitgeber verfolgen, wenn sie für ausreichend Transparenz im Team sorgen. Sie schaffen eine Corporate Identity, die die Mitarbeiter zu Leistungen und Erfolg anspornen. Nur wer sich zugehörig und gehört fühlt, bringt sich auch mit Freude und Engagement ein und trägt das auch nach außen.