Berufslexikon

Mit der Qualität der Belegschaft steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist nichts wichtiger als gut qualifiziertes, sorgfältig zusammengestelltes und glückliches Personal. Die Verwaltung des eigenen Personals kann dabei jedoch auch ein großer Aufwand sein. Vor allem bei größeren Unternehmen erfordert diese Koordination eine Position, die all diese Belange ausgiebig betreut – die Personalreferent:innen. Du hast den Überblick darüber, wer im Betrieb mit an Bord ist und kümmerst Dich dabei um die gesamte Organisation der Personalverwaltung und -entwicklung eines Betriebs. Dabei stellst Du neue Mitarbeiter:innen ein, betreust das vorhandene Stammpersonal oder kalkulierst die Personalkosten.

Die Aufgabenbereiche von Personalreferent:innen sind sehr vielseitig, denn je nach Größe eines Betriebes fallen unterschiedlichste Tätigkeiten im Personalwesen an. Während sie in kleineren Unternehmen meist eigenständig und bereichsübergreifend den kompletten Bestand an Mitarbeiter:innen verwalten und managen, können sie in großen Firmen auch nur für eine bestimmte Unterabteilung zuständig sein, beispielsweise für die Personalkosten und -abrechnungen oder die Mitarbeiterentwicklung. Personalreferent:innen sind dabei immer auch ein kommunikatives Bindeglied zwischen Belegschaft und Betrieb. Sie stehen in ständigem Austausch zum bereits vorhandenen Personal, sichten und wählen neue Bewerber:innen aus, beraten die Geschäftsführung in Personalfragen oder verwalten die Mitarbeiterakten. Typische Aufgaben sind neben dem Recruiting beispielsweise auch Formalitäten wie das Verfassen von Arbeitsverträgen oder die Anmeldung des Personals im Sozialversicherungssystem. In der Mitarbeiterentwicklung organisieren Personalreferent:innen häufig Schulungen und Weiterbildungen und sorgen dafür, dass die Belegschaft sich bestmöglich weiterentwickeln kann.

Ein optimaler Einstieg in den Beruf des:der Personalreferent:in ist ein abgeschlossenes Hochschulstudium. Viele Studiengänge haben sich bereits auf das Feld der Human Resources spezialisiert (z. B. Personalmanagement), auch ähnliche Studiengänge wie etwa die Betriebswirtschaftslehre bieten mittlerweile Schwerpunkte im Personalwesen an. Vielen Unternehmen reicht allerdings auch ein artverwandtes Studium mit gutem Abschluss (z. B. Wirtschaftswissenschaften), die individuelle Einarbeitung erfolgt dann im Betrieb.

Auch mit einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich hat man gute Karten, als Personalreferent:in Karriere zu machen. Spezielle Fort- und Weiterbildungen helfen hier, sich auf die verschiedenen Bereiche des Personalwesens zu spezialisieren.

Wer sich für den Beruf als Personalreferent:in interessiert, sollte vor allem ein ausgiebiges Organisationstalent mitbringen. Außerdem ist die Fähigkeit essenziell, stets kompetent, selbstbewusst, aufgeschlossen und kommunikativ aufzutreten und dabei Bereitschaft zur Teamarbeit zu zeigen – schließlich ist die Arbeit als Personalreferent:in vor allem eine Arbeit mit Menschen! Personalreferent:innen sind dabei nicht nur eine Anlaufstelle für das eigene Personal, sondern beispielsweise durch den Recruiting-Prozess auch der erste Kontakt im Austausch mit nachrückenden Talenten. Sie sind deswegen auch eine Art Aushängeschild für ihr Unternehmen. Sie sollten flexibel sein, über Durchsetzungsvermögen verfügen und vor allem gut netzwerken können. Für viele formelle Vorgänge sind neben diesen Soft-Skills auch fachliche Kenntnisse in Personalverwaltung und -entwicklung oder im Arbeitsrecht wichtig, um als Personalreferent:in erfolgreich zu sein.

Weil die Verwaltung des Personals in nahezu jedem Betrieb erforderlich ist, kommen Personalreferent:innen in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz. Neben der Anstellung in klassischen Bereichen wie der Automobil- oder der Telekommunikationsbranche ist es ebenso vorstellbar, bei einem Personalberatungsunternehmen einzusteigen oder sich auf die Bildungs- und Berufsberatung zu spezialisieren. Auch die Arbeit in Rechtsabteilungen oder in der kaufmännischen Verwaltung ist möglich.

Ein Quereinstieg als Personalreferent:in gelingt durchaus leichter als in anderen Branchen – zumindest sind viele Unternehmen offen dafür. Ein großer Vorteil ist dabei vor allem, dass die wesentlichen Voraussetzungen für diesen Job in den menschlichen Kompetenzen liegen. In diesem Job ist Empathie, Menschenkenntnis, Durchsetzungsvermögen und Organisationstalent gefragt – Fähigkeiten, die man eher selten über ein Hochschulstudium erlangt.

Im Bereich der Human Ressources gibt es ein vielfältiges Angebot an Weiterbildungsmöglichkeiten, um auch in leitende Positionen zu gelangen. Hochschulen und Fachhochschulen bieten beispielsweise Lehrgänge in Personal- und Organisationsentwicklung, Diversity Management oder Bildungsmanagement an. Auch Weiterbildungen im Bereich der Gesetzgebung für Arbeitsrecht sind wichtig und empfehlenswert. Zudem ist die Förderung von kommunikativen Soft-Skills durch Fortbildungen in Bereichen wie der Arbeitsplatzgestaltung, des Teambuildings oder der Mitarbeitermotivation möglich.

08.00 Uhr Arbeitsbeginn

• E-Mails lesen und ggfs. Feedback geben
• Tagesplanung erstellen
   

09.00 Uhr Personal-Kalkulation und Recruiting

• Organisation vakanter Stellen
• erstes Bewerbermanagement für eine zeitnah zu besetzende Stelle durch Active Search
• weitere Planung des Bewerbungsverfahrens inkl. Stellenausschreibung
   

11.00 Uhr Meeting mit dem Personalvorstand

• Bilanzierung der Abteilung für das Human Ressource Management
• mögliche Kündigungen thematisieren und gemeinsam mit dem Vorstand besprechen
   

12.30 Uhr Mittagspause

• gemeinsame Mahlzeit und Austausch mit Kolleg:innen
   

13.00 Uhr Nachbereitung des Vorstandsmeetings

• Überprüfung rechtlicher Rahmenbedingungen und Schritte klären
• Verfassen eines Kündigungsschreibens an die betroffenen Mitarbeiter:innen
   

14.00 Uhr Job-Interview

• persönliches Gespräch mit einer Kandidatin
• Nachbereitung des Gesprächs
   

15.00 Uhr Mitarbeitergespräch

• persönliches Gespräch mit einem Mitarbeiter bezüglich einer privaten Anfrage
   

15.30 Uhr Workshop-Konzeption

• erste Planung und Zusammenstellung diverser Workshop-Tools für den Bereich der Personalentwicklung und des Team-Buildings
• Terminierung und erste Vorbereitung einer Präsentation mit einer Ideensammlung
   

16.00 Uhr Gehaltsabrechnungen

• monatliche Abrechnungen erstellen
• sonstige wichtige Dokumente für Mitarbeiter:innen bearbeiten
   

17.00 Uhr Feierabend

• Ende eines erfolgreichen Arbeitstags

Als Personalreferent:in bist Du den ganzen Tag über für die Organisation und das Wohlergehen Deiner Belegschaft verantwortlich. Ein typischer Arbeitstag beginnt mit der Sichtung und Beantwortung der eingegangenen E-Mails. Die erste Stunde des Tages dient auch der Vorbereitung und Strukturierung aller anstehenden Aufgaben.

Einen großen Teil des Vormittags nehmen die Planung und Kalkulation der zu besetzenden Stellen im Unternehmen ein. Du überprüfst, welche Kandidat:innen für die Stelle benötigt werden und durchforsten eigenständig Jobportale. Ebenso erstellen und veröffentlichst Du eigene Stellenanzeigen, um auf die Stelle aufmerksam zu machen.

Anschließend findet ein Treffen mit dem Personalvorstand statt. Gemeinsam wird besprochen und kalkuliert, welche weiteren personellen Ziele vom Vorstand gewünscht werden oder welche zukünftigen Projekte neue Mitarbeiter:innen. Nach der Mittagspause wird diese Sitzung noch einmal für sich nachbereitet. Falls im Unternehmen Kündigungen ausgesprochen werden müssen, klären und prüfst Du die weiteren rechtlichen Schritte und verfasst ein erstes Kündigungsschreiben.

Am Nachmittag moderierst Du ein Vorstellungsgespräch mit einer vielversprechenden Kandidatin. Anhand vorbereiteter Fragen, eines ersten persönlichen Eindrucks und einer Nachbereitung entscheidest Du zeitnah, ob eine Einstellung erfolgen kann oder nicht. Außerdem hast Du noch ein kurzes Treffen mit einer Mitarbeiterin, die Dich aus privaten Gründen um ein Gespräch gebeten hat.

Anschließend brainstormst Du etwa 30 Minuten lang über einen zeitnahen Workshop zur Personalentwicklung. Außerdem planst Du gemeinsame Sportaktivitäten während der Arbeitszeit, um das Teambuilding und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen zu fördern. Erste Ergebnisse haltest Du in einer Mindmap fest und beginnst mit der Vorbereitung einer Präsentation, um Deine Ergebnisse später dem Vorstand vorstellen zu können.

Vor dem Feierabend gibt es noch Organisatorisches zu erledigen. Danach verlässt auch Du das Büro und freust Dich über einen gelungenen Arbeitstag.